Návrhy je možné předat osobně v podatelně MÚ Duchcov nebo zaslat na adresu města. Cena města Duchcova se uděluje jako ocenění fyzických či právnických osob za mimořádný přínos životu města, za dlouholetou aktivitu, přinášející prospěch městu Duchcovu v různých oblastech, zvláště společenské, sportovní, rozvoje města, autorské, ekologické.

Podané návrhy projedná rada města a předloží k rozhodnutí zastupitelstvu.